Im Zeitalter der Digitalisierung erscheint die Einladung per Brief zu einer Gesellschafterversammlung inzwischen ebenso altmodisch wie das anschließend per Post verschickte Papier-Protokoll. Einladungen per E-Mail und Videokonferenzen mit anschließendem Mitschnitt als „digitalem Protokoll“ wären durchaus zeitgemäßer. Doch was davon ist heute bei einer Gesellschafterversammlung rechtssicher möglich – und wo ist Vorsicht geboten?
Häufig fragen Mandanten, ob es tatsächlich notwendig sei, förmliche Gesellschafterversammlungen per Brief einzuberufen, um im Rahmen dieser Versammlung wichtige Gesellschafterbeschlüsse zu treffen. Regelmäßig kommt die Frage auf, ob Gesellschafterversammlungen nicht bloß per E-Mail einberufen und sogar per Videotelefonie abgehalten und per Mitschnitt protokolliert werden können. Sind solche „papierlosen“ Gesellschafterversammlungen rechtlich zulässig – und wenn ja, unter welchen Voraussetzungen?
Einberufung der Gesellschafterversammlung: Ladung per E-Mail?
- 51 Abs. 1 GmbH-Gesetz verlangt die Einberufung einer Gesellschafterversammlung mit eingeschriebenem Brief (Einwurf/Übergabe). Die gesetzliche Regelung ist aber nicht zwingend. Die Gesellschafter können also von dieser Regelung abweichen. Doch was bedeutet das konkret? Die Gesellschafter haben verschiedene Gestaltungsoptionen.
Die rechtswissenschaftliche Literatur bejaht mehrheitlich, dass eine Ladung zur Gesellschafterversammlung per E-Mail zulässig sei. Auch Formularsammlungen und Musterverträge enthalten regelmäßig diese Möglichkeit. Hier ist aber Vorsicht geboten, da die Rechtslage keinesfalls abschließend geklärt ist. Bis heute existiert keine höchstrichterliche Entscheidung des Bundesgerichtshofs, die klar und deutlich die Zulässigkeit einer Ladung zur Gesellschafterversammlung per E-Mail bejaht.
Hier besteht also nach wie vor Rechtsunsicherheit. Zudem ist noch nicht abschließend geklärt, wie bezüglich einfacher, nicht zertifizierter E-Mails der Nachweis geführt werden kann, eine E-Mail sei zugegangen und der Empfänger habe sie tatsächlich zur Kenntnis genommen. Dies ist ein weiterer Faktor, der für Rechtsunsicherheit sorgt.
Im Ergebnis kann dies dazu führen, dass bei einer Ladung, die nur per E-Mail erfolgt ist, Gesellschafterbeschlüsse erfolgreich angefochten werden können – unerfreuliche Aussichten für die Gesellschafter. Der sicherste Weg dürfte daher auch weiterhin die Ladung per Brief und zusätzlich vorab per E-Mail sein.
Versammlung per Videotelefonie und digitales Protokoll?
Das Gesetz macht keine Vorgaben zu Form und Ablauf einer Gesellschafterversammlung. Die Gesellschafter können daher problemlos vereinbaren, dass Gesellschafterversammlungen per Videotelefonie abzuhalten sind.
Im Falle einer „normalen“ Gesellschafterversammlung, bei der alle Gesellschafter in einem Raum sitzen, wird üblicherweise ein Protokoll erstellt, welches den Sitzungsinhalt mit allen etwaigen gefassten Beschlüssen wiedergibt. Dieses Protokoll wird sodann per Post an alle Gesellschafter geschickt.
Ein Protokoll ist zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es ist jedoch in jedem Falle ratsam, um Klarheit über die Ergebnisse einer Gesellschafterversammlung zu schaffen und Missverständnisse und Streitigkeiten in der Zukunft zu vermeiden. Genügt nun bei der Videokonferenz ein digitales Protokoll, also ein Mitschnitt der Versammlung, der allen Gesellschaftern per Link zur Verfügung gestellt wird? Grundsätzlich ist dies möglich. Die Erfahrung zeigt aber, dass eine Gesellschafterversammlung durchaus einen chaotischen Verlauf nehmen kann. Die Frage ist, ob ein bloßer Mitschnitt der Versammlung wirklich Klarheit über den Inhalt und die Ergebnisse der Versammlung bringt. Es droht wieder Rechtsunsicherheit und die Gefahr von Rechtstreitigkeiten.
Die Lösung: Ebenso wie beim Thema Ladung per E-Mail erscheint es als sicherster Weg, ganz althergebracht ein nach Tagesordnungspunkten strukturiertes schriftliches Versammlungsprotokoll zu erstellen und zu versenden, dem ggf. zusätzlich ein Link zu einem Mitschnitt der Videokonferenz angefügt wird.
Fazit: Gehen Sie auf Nummer Sicher!
Trotz der komfortablen und einfachen Kommunikation via E-Mail und Videotelefonie sollten Gesellschafter weiterhin auf Nummer sicher gehen und Ladungen wie auch Protokolle schriftlich abfassen und per Post versenden. So wird das Risiko, dass Beschlüsse aus rein formalen Gründen angefochten werden können, erheblich minimiert.
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