Die elektronische Rechnung: Was künftig zu beachten ist

Das neue E-Rechnungsgesetz beginnt zu wirken: Seit Ende November 2018 müssen die ersten öffentlichen Auftraggeber in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Auch Unternehmen sollten sich frühzeitig mit der sogenannten X-Rechnung, dem Rechnungsstandard der Zukunft,  auseinandersetzen.

Durch das sogenannte E-Rechnungsgesetz vom 4. April 2017 wurden die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht umgesetzt. Hierdurch wurde eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber in Deutschland geschaffen.

Seit dem 27. November 2018 müssen die obersten Bundesbehörden sowie Verfassungsorgane in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ein Jahr später, am 27. November 2019, folgen alle anderen öffentlichen Auftraggeber des Bundes. Ab November 2020 werden nur noch elektronische Rechnungen von öffentlichen Auftraggebern des Bundes akzeptiert.

Für die öffentlichen Auftraggeber der Länder und Kommunen sind die Vorgaben der Richtlinie noch nicht umgesetzt worden. Jedoch ist dies bis spätestens zum 18. April 2020 zu erwarten.

Was ist eigentlich eine „elektronische Rechnung“?

Als richtige elektronische Rechnung gilt künftig nur noch die sogenannte X-Rechnung, die die Möglichkeit des Austausches eines strukturierten Datensatzes bietet. Die heute in der Praxis häufig anzutreffenden PDF-Formate sind ausdrücklich keine elektronischen Rechnungen im Sinne des E-Rechnungsgesetzes. Ziel des neuen X-Rechnungsstandards ist es, einen vollständig technologieneutralen, IT-gestützten Prozess für die Versendung, Prüfung und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen zu schaffen, welcher europaweit anwendbar ist.

Ein neues „ZUGFeRD“ für die Rechnungslegung

Das bisher vorherrschende deutsche E-Rechnungsformat ZUGFeRD 1.0 wurde zur Version ZUGFeRD 2.0 weiterentwickelt und entspricht bereits vollständig den Anforderungen der EU-Richtlinie an die X-Rechnung.

Die Vorschriften des E-Rechnungsgesetzes betreffen ausdrücklich nur die Rechnungsstellungen an öffentliche Auftraggeber. Perspektivisch sollten sich Unternehmen jedoch mit der Thematik der elektronischen Rechnungen beschäftigen, da die EU-Richtlinie erkennen lässt, dass die Normen nicht nur für den Bereich der öffentlichen Aufträge entwickelt werden, sondern auch für die Geschäftsbeziehungen innerhalb der Privatwirtschaft geeignet sein sollen. Für Rückfragen dazu stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.

Bild: fullvector/shutterstock

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