Dauerbrenner Verfahrensdokumentation: Tipps zur richtigen Handhabung

Mit dem neuen Datenschutzrecht ist auch die ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation wieder in den Blickpunkt gerückt. Das Thema ist nicht neu, hat aber durch die DSGVO neue Brisanz erfahren. Wir geben einen Überblick, worauf Unternehmen achten sollten.

Das Thema „Verfahrensdokumentation“ wurde nicht erst mit dem BMF-Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14. November 2014 aktuell, sondern war schon in den 90er Jahren Gegenstand eines BMF-Schreibens. Zur damaligen Zeit waren aber die Datenverarbeitungssysteme noch nicht so komplex wie heute.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit entscheidend

Konzentrierten die Prüfer in einer Betriebsprüfung Ende der 90er Jahre noch überwiegend auf Papierbelege, exportieren sie heutzutage Daten aus Datenbanksystemen und analysieren diese Daten dann umfassend. Die bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen in digitaler Form geltenden Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit verlangen, dass die angewandten Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren so beschaffen sind, dass sich ein sachverständiger Dritter, insbesondere die Prüfungsdienste der Finanzverwaltung, in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Vermögens machen kann. Er muss somit in die Lage versetzt werden, die formelle und sachliche Richtigkeit eines Datenverarbeitungssystems in angemessener Zeit zu überprüfen.

Diese Prüfbarkeit bezieht sich nicht nur auf einzelne Geschäftsvorfälle, sondern auch auf das gesamte Datenverarbeitungssystem. Aus diesem Grunde sollte eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein.

Verfahrensdokumentation: Was ist das noch mal genau?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Datenverabreitungsprozess – von der Entstehung der Information über die Verarbeitung und Speicherung, das eindeutige Wiederfinden und die maschinelle Auswertbarkeit bis hin zur Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. Sie soll übersichtlich den Inhalt, den Aufbau, den Ablauf und die Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens abbilden. Je komplexer und diversifizierter die Geschäftstätigkeit und die Organisationsstruktur in einem Unternehmen und in seinen Datenverarbeitungssystemen sind, desto umfangreicher ist die Verfahrensdokumentation.

Jederzeitiger Datenzugriff muss sichergestellt sein

Bei auf Datenträgern geführten Büchern und sonstigen Aufzeichnungen muss zudem sichergestellt sein, dass ein jederzeitiger Datenzugriff durch die Außendienste der Finanzverwaltung während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist möglich ist. Dies setzt voraus, dass neben den Daten auch eine aussagefähige, verständliche und aktuelle Verfahrensdokumentation nicht nur für die Erstinstallierung eines Datenverarbeitungssystems inhaltlich und zeitlich lückenlos vorliegen muss, sondern auch für alle vorgenommenen späteren Änderungen, etwa durch System- oder Software-Updates.

In der Praxis sollte sich der Unternehmer frühzeitig um die Erstellung einer aussagefähigen Verfahrensdokumentation kümmern. Die Erstellung einer historisierten, vollständigen Verfahrensbeschreibung im Nachhinein dürfte aufgrund der Vielzahl der zu erfassenden Informationen nahezu unmöglich sein.

Was, wenn im Ernstfall keine (ausreichende) Verfahrensdokumentation vorliegt?

Doch keine Panik: Wenn das Unternehmen gar keine oder keine ausreichende Verfahrensdokumentation vorlegt, bedeutet das nicht automatisch das alles vernichtende Urteil des Betriebsprüfers und die Schätzung. Die GoBD sehen in einer fehlenden oder unzureichenden Dokumentation keinen formellen Mangel mit sachlichem Gewicht, solange die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt ist. In der Folge heißt das: Liegen keine weiteren Verstöße gegen die GoBD vor und stimmt die Buchhaltung inhaltlich, ist eine fehlende Verfahrensdokumentation kein Grund für eine Hinzuschätzung. Im Umkehrschluss bedeutet dies jedoch auch, dass ein formeller Mangel von sachlichem Gewicht und damit eine Schätzungsbefugnis dem Grunde nach gegeben ist, wenn die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit eines Datenverarbeitungssystems nicht möglich sind, weil eine Verfahrensdokumentation fehlt oder lückenhaft ist.

Fazit

Das Thema „Verfahrensdokumentation“ sollte in jedem Unternehmen beachtet werden. Im Zusammenspiel zwischen Software-/EDV-Hersteller, Administrator, Aufsteller und Unternehmer sollte eine solche immer in den Betrieben vorgehalten werden. Denn das Thema wird nicht nur im Rahmen von Außenprüfungen weiter an Bedeutung zunehmen, sondern auch im Zusammenhang mit Nachschauen – hier sei insbesondere auf die neue Kassen-Nachschau hingewiesen.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.