Finanzämter führen verstärkt Kassen-Nachschauen durch. Aber auch Trickbetrüger treten auf. Was ist zu beachten, wenn ein Kassenprüfer auftaucht? Welche Unterlagen sollten für den Ernstfall vorgehalten werden? Und darf an Ort und Stelle ein Kassensturz verlangt werden?

Branchen mit wesentlichen Bargeldumsätzen sind von Kassen-Nachschauen betroffen. Zu diesen Branchen zählen u.a. Bäckereien, Gastronomie, Hotelerie, Taxigewerbe und Apotheken. Seit dem 1. Januar 2018 können die Finanzämter nach § 146b der Abgabenordnung (AO) ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten eine Kassen-Nachschau durchführen. Der Kassen-Nachschau unterliegt auch die Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes des elektronischen Aufzeichnungssystems.

Unbemerkte Prüfer

Die Amtsträger können ohne auf ihre Tätigkeit hinzuweisen und ohne sich auszuweisen eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, durchführen. In diesem Zusammenhang können sie Testkäufe vornehmen und nach dem Geschäftsinhaber fragen. Die Kassen-Nachschau selbst muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung erfolgen.

Ihren Ausweis, bitte

Sobald die Amtsträger den Steuerpflichtigen auffordern u.a. Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen vorzulegen, haben sie sich auszuweisen. Eine Kassen-Nachschau ist auch ohne Anwesenheit des Steuerpflichtigen möglich, wenn Mitarbeiter anwesend sind, die über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems verfügen, also sämtliche Mitarbeiter die die Kassen tatsächlich bedienen.

Vorsicht: Beliebte Masche von Trickbetrügern

Der Steuerpflichtige oder die Mitarbeiter dürfen den Prüfausweis der Amtsträger (Dienstausweis) ansehen und sich die Kontaktdaten notieren. Im Zweifelsfall sollte ein Anruf beim zuständigen Finanzamt erfolgen, um die Identität der Prüfer zu kontrollieren. Die Kassen-Nachschau hat bereits Trickbetrüger angelockt, die sich als Finanzbeamte ausgeben und Kassenbestände mitgenommen haben oder Steuernachzahlungen direkt kassiert haben. Finanzbeamte kassieren nicht vor Ort und zählen bei einem Kassensturz auch nicht die Beträge selbst, sondern lassen durch den Steuerpflichtigen oder dessen Mitarbeiter vorzählen.

Welche Unterlagen müssen vorgehalten werden?

Für eine Kassen-Nachschau sollten folgende Unterlagen zur Verfügung liegen:

• Kaufbeleg der Kasse
• Verfahrensdokumentation (z.B. Bedienungsanleitung, Benutzerhandbuch)
• Systemdokumentation
• Anwenderdokumentation
• Kassenberichte und Kassenbuchführung des Vortags
• Tägliche Kassenaufzeichnungen (Z-Bons).

Es bietet sich an entsprechende Unterlagenordner – gegebenenfalls auch elektronisch – vorzuhalten.

Die Amtsträger sind zu Dokumentationszwecken berechtigt, Unterlagen und Belege zu scannen oder zu fotografieren.

Kassensturz gefordert: Ist das rechtens?

Die Amtsträger dürfen einen Kassensturz verlangen. Die Kassensturzfähigkeit (Soll-Ist-Abgleich) ist ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen. Eine Differenz beim Kassensturz oder Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen und  -buchungen kann Anlass sein, dass der Amtsträger ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung (Vollprüfung) übergeht.

Meldung an den Steuerberater

Die Steuerpflichtigen sollten jede Kassen-Nachschau zeitnah ihrem Steuerberater melden und über die Vorgehensweise der Amtsträger und die Ergebnisse informieren.

Foto: Instants/iStock